Независимо дали се отправяте към дълга ваканция или кратко бягство, добре е да уведомите хората, че ще бъдете далеч от имейла си. По този начин те няма да чакат и да се чудят защо не получават отговор от вас.
Можете лесно да настроите съобщение извън офиса или подобен автоматичен отговор в приложението Mail. Този урок ви показва как да го направите на вашия Mac, както и ви предоставя опция за вашия iPhone и iPad.
Свързани уроци по пощата :
- Добавете и използвайте любими емоджи и символи в Mail на Mac
- Как да добавяте имейл подписи за акаунт в приложението Mail
- Как да коригирам проблеми с macOS Mail след надстройка до двуфакторно удостоверяване
Как да настроите извън офиса в Apple Mail на Mac
За да започнете с автоматичния си отговор на Mac, ще настроите правило. И така, отворете приложението Mail и следвайте тези стъпки.
- Щракнете върху Поща > Предпочитания от лентата с менюта.
- В изскачащия прозорец изберете Правилата
- Щракнете върху Добавяне на правило .
Щракнете върху Добавяне на правило, за да настроите отговора си извън офиса
След това ще попълните информацията за вашия отговор в полето Правила.
- Въведете описание за правилото, което основно е името. Ще използваме „Отговор извън офиса“.
- В падащото поле Ако изберете Всички .
- По-долу, че избирате всяко съобщение в От падащото меню. Това означава, че всеки входящ имейл ще получи автоматичен отговор.
- Под Извършване на следните действия изберете Отговор на съобщение в падащото поле.
- Щракнете върху бутона Отговор с текст вдясно.
- Въведете текста за автоматичен отговор, който искате, в полето, което се отваря.
- Щракнете върху OK и след това в полето за правила щракнете върху OK .
Въведете данните си за извън офиса и създайте съобщението си за отговор.
След това ще получите подкана с въпрос дали искате да приложите това правило към избраните съобщения във входящата ви поща. Щракнете върху Не прилага, защото искате да използвате автоматичния отговор само след като сте далеч, а не за избраните в момента имейли.
Щракнете върху Не се прилага за правилото и избраните имейли.
Когато сте готови да се отправите и искате да започнете да използвате съобщението си извън офиса, просто се върнете към Правилата за поща и поставете отметка в квадратчето до правилото, което сте създали. И не забравяйте, че когато се връщате от пътуването си, просто се върнете в същия раздел и премахнете отметката от квадратчето до вашето правило.
Маркирайте квадратчето до правилото ви за автоматичен отговор, за да започнете да го използвате.
Как да настроите извън офиса в Apple Mail на iOS
Въпреки че е лесно да създадете автоматичен отговор в приложението Mail на iOS, той ще работи само с определени типове имейл акаунти. Така че, ако имате Mac и можете да го направите там, това е предпочитаният метод, защото можете да го приложите към всичките си имейл акаунти.
Отворете настройките на вашето устройство и след това направете следното, за да създадете автоматичен отговор.
- На главния екран с настройки изберете Пароли и акаунти .
- Под Акаунти докоснете имейл акаунта, за който искате да зададете автоматичен отговор.
- До дъното докоснете Автоматичен отговор .
- Преместете плъзгача, за да активирате автоматичен отговор .
- Ако искате автоматичният отговор да спре на определена дата и час, докоснете Крайна дата и го въведете.
- Под Съобщение далеч въведете текста за вашия отговор.
- По желание можете да активирате Външно съобщение далеч . Това ви позволява да създадете различно съобщение за вашите контакти, ако искате.
- Докоснете Запазване в горната част.
Създайте автоматичен отговор на вашия iPhone.
Бележки за вашия автоматичен отговор на iOS
- Имайте предвид, че след като въведете информацията по-горе и докоснете Запазване , вашият автоматичен отговор ще започне. Така че, ако все още не сте готови да напуснете офиса, трябва да се задържите.
- Както споменахме, няма да видите опцията за автоматичен отговор за всички видове имейл акаунти. Например, ако имате Gmail или Outlook акаунт, настроен в Mail, тази функция не е налична. Но ако имате акаунт в Exchange, трябва да видите опцията.
- Ако не зададете крайна дата за вашия автоматичен отговор, както е обяснено в стъпка 5 по-горе, не забравяйте да се върнете към настройките си и да изключите отговора, когато се върнете.
Не позволявайте на получателите да чакат и да се чудят
Настройването на извън офиса за бизнес имейли или автоматичен отговор за съобщения на хора е удобен начин да уведомите вашите важни хора, които знаят, че сте далеч.
Планирате ли да създадете извън офиса в Apple Mail? Уведомете ни, ако го направите, и сметнете функцията за полезна!
